Cách tổ chức tiệc Teabreak chuyên nghiệp cho sự kiện

Trong quá trình diễn ra sự kiện thì thời gian nghỉ (breaktime) là phần không thể thiếu, đây là lúc để các khách mời có cơ hội trao đổi những tấm danh thiếp, kết nối với nhau. Do đó, thường một buổi tiệc nhẹ teabreak sẽ được phục vụ để khách mời thư giãn và dễ dàng trò chuyện hơn. Buổi teabreak tuy chỉ là chi tiết nhỏ nhưng nó thể hiện sự trân trọng và quan tâm đến khách mời. Trong bài viết này, Ánh Sao Event sẽ mang đến bạn những thông tin bổ ích để bạn hiểu hơn về bữa tiệc nhẹ này.

Teabreak là gì?

Teabreak hay còn gọi là tiệc trà, hình thức này ngày càng phổ biến tại các nhà hàng, khách sạn lớn từ 4 – 5 sao. Tiệc tea break thường sẽ được tổ chức trước khi diễn ra hoặc giữa các sự kiện, hội nghị, workshop,…

Những buổi tiệc Teabreak đóng góp khá quan trọng trong việc giúp cho các buổi tiệc và sự kiện của một doanh nghiệp, tổ chức thành công hơn. Sự xuất hiện của các buổi tiệc trà trong những sự kiện kéo dài giúp cho các khách mời tham dự có khoảng thời gian nghỉ ngơi để giao lưu, trò chuyện.

Đồng thời, các buổi tiệc trà còn giúp khách mời giải tỏa áp lực, căng thẳng diễn ra xuyên suốt sự kiện. Khi buổi tiệc trà có những khởi đầu thuận lợi sẽ giúp cho quá trình tổ chức sự kiện trở nên thoải mái và suôn sẻ hơn.

Bên cạnh những lợi ích cho các doanh nghiệp tổ muốn tổ chức sự kiện, Teabreak còn giúp các nhà hàng, khách sạn, nhà hàng chuyên tổ chức các loại dịch vụ khẳng định được chất lượng và thương hiệu giúp gia tăng doanh thu một cách hiệu quả.

Đặc điểm của tiệc Teabreak

Các buổi tiệc trà thường sẽ được kéo dài từ 20 – 30 phút trong khoảng thời gian bắt đầu hoặc giải lao giữa các sự kiện, tùy theo yêu cầu của phía muốn tổ chức. Khi đến thời gian diễn ra tiệc, khách mời sẽ được phía ban tổ chức thông báo và di chuyển đến sảnh tiệc. Tại đây, nhân viên sẽ chuẩn bị sẵn thực đơn của một buổi tiệc trà bao gồm: trà, cà phê, bánh ngọt, hoa quả tráng miệng,…

Teabreak sẽ được tổ chức theo hình thức tiệc đứng như buffet, khách tham dự sẽ được tự chọn đồ ăn, thức uống mình thích và thưởng thức.

Tại sao cần tổ chức Teabreak?

Một sự kiện được tổ chức cho hội nghị khách hàng cần sự tập trung cao độ, do đó nếu sự kiện được diễn ra trong một khoảng thời gian dài sẽ khiến khách mời dễ rơi vào tình trạng mệt mỏi làm giảm đi phần nào chất lượng của buổi họp. Vì vậy, một buổi tiệc teabreak cần thiết được tổ chức để:

• Giúp những người tham gia có thời gian thư giãn, bổ sung năng lượng để tiếp tục buổi hội nghị.
• Giúp các thành viên chuẩn bị tinh thần tốt nhất cho những phần họp quan trọng phía sau.
• Là thời điểm để các vị khách trong buổi hội nghị có cơ hội giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm, trao đổi danh thiếp để hợp tác tốt hơn trong công việc.
• Thể hiện tính chuyên nghiệp, chu đáo, trang trọng của sự kiện. Qua đó toát lên sự đẳng cấp của doanh nghiệp cũng như thể hiện sự tôn trọng đặc biệt dành cho những vị khách mời.

Quy trình phục vụ buổi tiệc Teabreak

Mặc dù teabreak là buổi tiệc nhỏ và thời gian diễn ra không lâu nhưng việc chuẩn bị nó cũng cần phải chú trọng để mang đến sự thành công cho buổi tiệc cũng như cho hội nghị. Vậy các bước tổ chức teabreak gồm những gì?

• Xác định địa điểm teabreak: Teabreak thường sẽ được tổ chức tại địa điểm diễn ra hội nghị. Để chọn được địa điểm hoàn hảo bạn cần tìm hiểu những khách sạn, nhà hàng có kinh nghiệm trong việc tổ chức teabreak. Những nhân viên có kinh nghiệm dày dặn sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho tiệc trà nhẹ thật hoàn hảo.
• Xác định thời gian tổ chức: Thời gian diễn ra tiệc trà thông thường được nhiều doanh nghiệp chọn vào giữa buổi họp, kéo dài từ 20 – 40 phút. Để có sự phân chia thời gian cụ thể, rõ ràng bạn cần phải xác định chính xác thời gian của hội nghị.
• Xác định số lượng người: Ước lượng danh sách khách mời sẽ tham dự để có sự chuẩn bị thực đơn phù hợp nhất.
• Xác định thực đơn tiệc: Tùy theo từng khoản ngân sách mà bạn có những lựa chọn thực đơn phù hợp nhất. Thực đơn teabreak thông thường có giá từ 40.000 – 100.000 VNĐ/người. Giá có thể thay đổi tuỳ vào số lượng người cũng như ưu đãi tại thời điểm đặt tiệc.
• Việc còn lại bạn cần làm đó là phối hợp nhịp nhàng với đơn vị nơi bạn tổ chức tiệc để cùng thực hiện một buổi tiệc teabreak thật hoàn hảo.

Những lưu ý cần biết khi tổ chức tiệc Teabreak

Về bản chất, teabreak là một bữa tiệc nhẹ, giúp khách mời thư giãn, chính vì vậy mà thực đơn không cần quá cầu kỳ. Chỉ cần có bánh ngọt, trái cây, và đồ uống nhẹ. Tránh sử dụng những loại đồ uống có gas hay những món ăn quá rườm rà, mất nhiều thời gian chuẩn bị.

Bên cạnh đó, teabreak cũng nên tổ chức ở một không gian thoáng mát và rộng rãi, nên ưu tiên những nơi có view đẹp. Bàn bày đồ ăn, thức uống nên được trải khăn bàn trang nhã, có thêm hoa trang trí để bàn thức ăn trở nên hài hòa và bắt mắt. Món ăn cũng cần được sắp xếp theo trình tự hợp lý, nên có thêm bảng tên món ăn tương ứng đặt trước hoặc cạnh các món ăn.

Chuẩn bị những bản nhạc du dương, nhẹ nhàng để phù hợp cho buổi tiệc để giúp mang đến cảm giác thư thái và dễ chịu cho khách mời. Linh hoạt đặt thêm vài chiếc ghế tại một số vị trí quanh khu vực diễn ra Teabreak để khách mời có thể nghỉ ngơi và nói chuyện.

Chú ý đến việc đa dạng các món ăn có trong thực đơn để khách mời có nhiều sự lựa chọn mà không bị ngán. Hạn chế tuyệt đối việc sử dụng đồ sứ hoặc đồ thủy tinh dễ vỡ trong buổi tiệc, vì sẽ gây ra những cảm giác nặng nề cho khách hàng khi sử dụng và di chuyển quanh khu vực để trò chuyện cùng nhau. Thay vào đó, hãy sử dụng đĩa giấy, muỗng nhỏ bằng nhựa để tạo cảm giác nhẹ nhàng hơn.

Ánh Sao Party tự tin là lựa chọn hàng đầu của bạn khi tìm kiếm dịch vụ tổ chức tiệc teabreak trọn gói. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và báo giá chi tiết.

Hoặc liên hệ ngay với chúng tôi qua những thông tin bên dưới nhé!

• Hotline/Zalo: 0938.950.918
• Mail: anhsaoevent.info@gmail.com
• Web: anhsaoevent.com & anhsaoparty.com
• Fanpage: Ánh Sao Event
• Add: 227/8 Nguyễn Văn Tăng, Phường Long Bình, TP.HCM